6 Strategie di comunicazione da utilizzare in un Project Team

6 Strategie di comunicazione da utilizzare in un Project Team
5 agosto 2016 Giovanni Arcifa

Per poter funzionare al meglio, un project team deve usare la comunicazione come primo strumento di lavoro. Parliamo di e-mail, videoconferenze, telefonate, testi, conversazioni faccia a faccia e anche scambi non verbali. Qualunque siano i media utilizzati, i project team aumentano le possibilità di raggiungere i loro obiettivi solo se adottano strategie di successo per tenere tutti informati su quello che sta accadendo.

Questo post ha lo scopo di offrire alcuni suggerimenti per comunicare in modo efficace nel corso di un progetto.

1.Riunioni periodiche

Tenere riunioni periodiche per tutta la squadra permette a tutti di sentirsi parte di un team e crea condizioni di parità, dando ai membri del team la possibilità di esprimere idee, preoccupazioni e di condividere gli aggiornamenti sullo stato di avanzamento del progetto. Per ridurre il tempo sprecato, si suggerisce di limitare la durata degli incontri a 40-60 minuti.

Per garantire che le riunioni si svolgano nei tempi previsti, è necessario:

  • Realizzare un ordine del giorno e inviarlo a tutti i membri del team prima della riunione;
  • Chiedere ai membri del team se siano disposti a discutere i punti all’ordine del giorno;
  • Tutte le questioni non all’ordine del giorno, a meno di urgenze improrogabili, saranno discusse in seguito;
  • Pianificare il prossimo incontro in anticipo e creare una bozza di elementi da discutere nella prossima riunione.

2. Essere Inclusivi

Bisogna sempre assicurarsi di non lasciare fuori nessuno quando si invitano le persone a riunioni o quando si inviano comunicazioni sugli sviluppi recenti. Se non siete sicuri circa il coinvolgimento o meno di alcune persone in una riunione o sul tenerli in loop sulle ultime attività del progetto o sugli aggiornamenti, peccate per eccesso di cautela ed includeteli. E’ sempre meglio ottenere più input da più persone, che limitare il confronto a pochi membri del team.

3. Essere trasparente, chiaro e conciso

La comunicazione può richiedere molto tempo in qualsiasi forma essa viene utilizzata. È possibile ridurre al minimo la perdita di tempo delle persone (e il proprio) cercando di essere trasparenti, chiari e concisi. Prima di prendere in mano il telefono, scrivere una e-mail o pianificare una riunione, fermatevi un momento, per considerare quanto segue:

  • Lo scopo della comunicazione;
  • Il pubblico (sono i membri del team, dirigenti, fornitori, clienti o altri soggetti interessati?);
  • Il risultato desiderato;
  • Se, alla luce dei fattori di cui sopra, si sta utilizzando il mezzo migliore per il tipo di comunicazione che avete in mente.

Cercate di diffondere il vostro messaggio attraverso sistemi che siano facili da capire e accessibili a tutti gli interessati.

4. Mostra rispetto

Le persone vengono coinvolte in un team di progetto per un motivo. Qualunque sia il loro ruolo, tutti i membri hanno uno scopo e portano valore intrinseco al progetto. Indipendentemente dal titolo e dalla posizione nella gerarchia organizzativa, tutti i partecipanti devono essere tenuti a mostrare rispetto per i loro compagni di squadra e devono essere ritenuti responsabili per il loro comportamento.

A volte può venire naturale che venga dato maggior peso alle opinioni e ai pensieri dei partecipanti al progetto di livello superiore, rispetto a quelli dei membri del team juniores, ma questo è un errore.

Tutti i membri del team devono essere in grado di comunicare liberamente i loro pensieri, opinioni e preoccupazioni, senza timore del ridicolo o delle conseguenze. Le grandi idee sono grandi idee, a prescindere dalla loro provenienza.

5. Riconoscere che avere ragione può essere sbagliato

Cercare di avere ragione a tutti i costi, per qualcuno potrebbe sembrare una vittoria. Ma una tale “vittoria” può avere conseguenze di vasta portata sull’atteggiamento e sulla morale dei membri del team. I team di progetto sono solo questo – team – e quindi c’è poco spazio per l’individualità di qualsiasi membro, indipendentemente dalla posizione ricoperta. La necessità da parte di un membro di essere dalla parte della ragione a tutti i costi può portare alla rottura della comunicazione stessa con conseguente calo delle prestazioni del team.

6. Utilizzare strumenti di collaborazione on-line

Gli strumenti di collaborazione aiutano a semplificare la gestione dei progetti e facilitano il processo di collaborazione con i membri del team e le altre parti interessate.

Naturalmente, il software di collaborazione da solo non garantisce che il vostro team comunicherà apertamente e in modo efficiente. Qualsiasi mezzo si decida di utilizzare, la comunicazione sarà buona solo se supportata da una buona strategia di relazioni.

La Next04 ha sviluppato (e continua a farlo) un Project Manager Web, che permette di definire un progetto dividendolo in attività, all’interno delle quali vengono effettuate le assegnazioni ad utenti o gruppo di utenti, con la possibilità di monitorare lo stato di avanzamento della singola assegnazione, dell’attività o dell’intero progetto.

Tale strumento permette di pianificare le attività nel tempo, monitorare lo stato di avanzamento di un progetto e organizzare il lavoro per team.